Bu bölümde yaşam döngüsü
içerisindeki bir diğer bölüm olan “Tanımlama” bölümünü inceleyeceğiz.
Tanımlama
İnsan boyutunda değişim
planlaması eğer başarılı olmak istiyorsak şarttır. Her insanın olası değişime
ayak uydurma hızı aynı olmayacaktır. Kimileri daha hızlı adapte olacakken,
kimileri daha zor ve yavaş bir biçimde değişime adaptasyonlarını
sağlayacaklardır. Bu bağlamda gelebilecek beklenmeyen sorunlar, tüm projenin
gidişatını etkileyecek tehditler oluşturabilir.
Bu bakımdan yapacağımız
planlama, katı ve değişmez olmaktan ziyade bu gibi problemleri ele alabilecek
kadar da esnek olmalıdır.
Değişim,
ondan etkilenecek olan bütün herkes tarafından güvenilir olmalıdır. Eğer bu
güven ortamı yoksa da, bir şekilde geliştirilmek ve devamlılığı sağlanmak
zorundadır.
Projenin başında belirlenip
konulacak ve geliştirilecek olan temel kurallar iletişim kurmak için yardımcı
olacaktır.
Bunlar üst yönetimin etkin
desteğine ihtiyaç üst düzey ifadeler olmalıdır ki güven sağlamalıdır.
Bu kurallar kendi içlerinde;
ilkeli olarak tarif edilebilir olmalı, iş değerlerini kapsamalı, müşteri odaklı
olmalı, projenin kendisini, personeli, projenin etkileyeceği alanları
kapsamalıdır.
Üzerinde
konuştuğumuz, üst yöneticilerin de bizzat içerisinde bulunduğu, güven sağlamak
ve bu güveni baki kılmak üzere konulacak olan değişim kurallarına kısaca “prensipler”
adını veriyoruz.
Bu prensiplerin sağlam, düzgün temeller
üzerinde ve yıkılmaz olması gerekmektedir. Eğer en ufacık bir sallantı yaşar ya
da içlerinde ufak boşluklar, çelişkiler içerirlerse prensiplerimizle yaratmaya
çalıştığımız bu güven ortamının birden bire yok olduğunu görmek bizim için
sürpriz olmaz.
Bu konuda
John Kotter’ ın (1996) yılında yazmış olduğu “Harward Business School”
kitabındaki Kotter’ın değişim için belirlediği sekiz adımı inceleyeceğiz.
John Kotter’s Eight Steps (John
Kotter’ın Sekiz Adımı)
- Establish a sense of Urgency (Aciliyet Yaratımı)
- Form a Powerful Guiding Coalition (Güçlü Koalisyon Formu)
- Create a Vision (Vizyon Oluşturma)
- Communicate that Vision (Vizyon İletişimi)
- Empower Others to Act on the Vision (Engelleri Kaldır)
- Create Short-term Wins (Kısa vadeli Kazanım Kuralları Yarat)
- Consolidate Improvements and Produce Still More Change (İyileştirmeleri Birleştirme ve Değişim Üretmeye Devam Etme)
- Institutionalise New Approaches (Yeni Yaklaşımları Kurumsallaştırma)
Her bir adıma teker teker
değinelim.
Establish a sense of Urgency (Aciliyet Yaratımı)
Eğer değişimi tüm şirket
istiyorsa, gerçekleşmesi için de yardımcı olacaktır düşüncesini temel alıyoruz.
Değişimin gerçekleşmesinin acil bir ihtiyaç halini aldığı duygusunu
yerleştirmemiz gerekmekte. Bu duygu değişim için gerekli olan motivasyon
kıvılcımını yaratmamızda yardımcı olacaktır. Bu sadece kötü satış
istatistiklerini ya da yükselen rekabeti gösterme meselesinden ibaret değildir.
Dışarıdaki pazarda neler olup bittiğini gösteren ve bunun şirketi nasıl
bağladığını konu alan herkesin katılabileceği, dürüst ve inandırıcı bir diyalog
ortaya koymak gerekmektedir. Eğer, birçok kişi değişiklik üzerine konuşmaya
başlarsa, aciliyet duygusu kendini besleyerek oluşmaya başlar.
Neler yapabiliriz?
- Potansiyel tehditleri tanımlamak ve gelecekte neler olabileceğini gösteren senaryolar geliştirmek.
- Olabilecek, ya da patlamaya hazır fırsatları tanımlamak.
- Dürüst tartışmalar başlatmak ve insanların konuşabilmeleri, fikir almaları için dinamik ve inandırıcı nedenler vermek.
- Müşterilerden, dış paydaşlar ve sektördeki diğer kişiler bazında argüman almak.
Form a Powerful Coalition (Güçlü Koalisyon Formu)
Değişimin gerekli olduğuna
insanları ikna etme süreci. Bu süreç, organizasyon içerisinde bulunan güçlü ve
kilit insanlardan destek alır. Sadece değişimi yönetmek değil aynı zamanda bu
değişime liderlik etmek zorundadırlar. Birçok bölüme nüfuz edebilecek olan
insanların, bir koalisyon içerisinde toplanıp ekip olmaları gerekmekte ve bu
değişim sürecine liderlik etmeleri gerekmektedir. Bu koalisyona “change
coalition” yani değişim koalisyonu da deniyor.
Neler yapabiliriz?
- Kuruluşumuzdaki gerçek liderleri belirlemek.
- Bu kilit insanlardan proje için duygusal bir bağlılık talep etmek.
- Değişim koalisyonu içerisinde grup oluşturmak (küçük gruplar halinde koalisyonun hareketlerini çevikleştirmek).
- Zayıf alanlar için takımı kontrol etmek ve farklı departmanlardan, değişim projesi için toplanmış olan insanların doğru seçildiklerine emin olmak.
Create a Vision (Vizyon Oluşturma)
Değişikliği planlamaya ilk
başladığımızda, etrafımızda beliren birçok düşünce ve yönelim olacaktır. Bizim
burada yapacağımız iş, bu düşünce ve yönelimleri, insanların kolayca
kavrayabileceği genel bir vizyon haline getirme işlemidir. İyi bir vizyon,
insanların neden onlara bir şeyler sorduğunuzu anlamalarına yardımcı olacaktır.
İnsanlar, onlarla nereye ulaşmak istediğinizi, yaratacağınız vizyonla daha net
gördüklerinde kendilerine verilen direktifleri ve yönlendirmeleri çok daha
rahat kavrayacak ve anlayacaklardır. Bu sayede yaptıkları işin mantığı
kavrayacak ve daha verimli çalışacaklardır.
Neler Yapabiliriz?
- Değişimin merkezi olan bireyleri tanımlayın.
- Örgütün bu değişim sonucunda gelmeyi umut ettiği yerin kısa bir özetini yapın ya da net bir şekilde belirleyin. Hedefinizi ortaya koyun.
- Bu vizyonu gerçekleştirmek için bir strateji oluşturun.
- Yarattığınız değişim koalisyonunun, vizyonunuzu bir kaç dakika ya da daha az sürede tanımlayabileceğinden emin olun.
- Sık sık vizyonunuz ile ilgili konuşma hazırlayın ve sunun.
Communicate the Vision (Vizyon İletişimi)
“Başarı” ile neyi
kastettiğinizi ve vizyonunuzla bunu nasıl elde etmeyi düşündüğünüzü belirleme
işlemidir. Gün ve gün bu iş için uğraşan insanlarla güçlü bir iletişim
içerisinde olmak ve o güne kadar yapılan işleri de bu konuşmalarda barındırmak
gerekmektedir. Vizyonunuz hakkında konuşmak için özel “vizyon toplantı günleri”
belirlemekten kaçının. Bu konuşmaları özel hale getirmeyin.
Konuşabileceğiniz her ortamda, her yerde vizyon hakkında konuşun.
Neler Yapabiliriz?
- Yaptığınız değişim vizyonu hakkında sıkça konuşun.
- Açık ve dürüstçe insanların tereddütlerini giderin.
- Vizyonun performans izleme dâhil operasyonun bütün aşamaları için geçerli olduğunu unutmayın ve bu şekilde değerlendirin.
- Vizyonun her şeyi bağladığını gösterin.
- Örnekler sunun ve bu örnekleri yol gösterici olarak kullanın.
Remove Obstacles (Engelleri Kaldır)
Bu adıma kadar olan bölümlerde
bir sorun yaşanmamışsa değişim uygulama aşamalarımız için her şey yolunda demektir.
Ama eğer bu aşamaya kadar hala birileri değişime direniyor ve karşı çıkıyorsa
bu engelleri minimize etmemiz gerekir. Bu aşamada bu minimize işlemleri
hakkında konuşacağız. Değişiklik için bir değişim yapısı ortaya koymalı ve bu
yapının güçlülüğünü devamlı ölçüde kontrol etmeliyiz. Yani önümüzdeki bu gibi
engelleri kaldırabilmemiz, vizyonunuzu sürdürmenizde ihtiyaç duyduğunuz
insanların değişimin yanında olmasını güçlendirecek ve süreciniz daha etkili
olarak devam edecektir.
Neler Yapabiliriz?
- Asıl rolleri değişimi sağlamak olan liderleri değiştirin ya da yeni bir lider atayın.
- Organizasyon yapınızın, iş tanımlarınızın, performans ve ücretlendirme sistemlerinizin değişim vizyonunuz ile aynı çizgide olup olmadığını kontrol edin.
- Değişim sürecinin oluşmasını desteklemek amacıyla, insanları tanıyın ve ödüllendirin.
- Değişimi engelleyici insanları ya da diğer unsurları ortadan kaldırmak için hemen harekete geçin.
Create Short-Term Wins (Kısa Vadeli Kazanımlar Yaratın)
Hiç bir şey başarıdan daha
büyük bir motive aracı değildir. Değişim projesinin başlarında, şirketinize
başarılı olmuş olmanın tadını tattırın. Kısa süreler içerisinde takımınızdan,
aylık yıllık raporlar isteyin ve bu kısa vadedeki başarıları çalışanlarınızla
paylaşın. Elinizde bu tür materyaller olmadan değişim sürecini savunmak çok
daha zor olabilir.
Sadece bir uzun vadeli amaç
yerine, kısa vadeli hedefler oluşturun. Bu küçük hedeflere ulaşırken
oluşabilecek küçük hataları ele almak çok daha yorucu olabilir. Ama elde edilen
bu küçük başarılar, uzun vadeli hedefimize ulaşmada büyük motive unsurları
halini alacaklardır.
Neler Yapabiliriz?
- Değişim sürecinde yüksek eleştirilere sebep olmayacak olan, elde edilmesi kesin olacak olan küçük başarıları ele al.
- Kısa vadeli başarı ile sonuçlanmasını beklediğiniz bu hedefleri, pahalılardan seçmeyin.
- Bu hedeflerin artılarını eksilerini iyi analiz edin.
- Bu hedeflere ulaşmada yardımcı olan insanları ya da çalışanları ödüllendirin.
Consolidate Improvements and Produce Still
More Change
(İyileştirmeleri
Birleştirme ve Değişim Üretmeye Devam Etme)
Erken ilan edilmiş olan başarılı
değişimler genellikle sonuçta hüsran olurlar. Bunu engellemekte yapmamız
gereken ise değişim süreci devam ettiği sürece, yaptığımız değişimlerin ya da
iyileştirmelerin analizi, gerekirse yeni değişimlerin yürürlüğe sokulmasıdır.
Yeni bir sistem ile yeni bir
ürüne ulaşabilmek iyidir. Ama eğer 10 ürüne ulaşabiliyorsanız bu sadece
sistemin çalıştığını gösterir. 10. ürüne yeni sistemle sağlıklı bir şekilde
ulaşabilmek ise sizin açınızda iyileştirme ya da geliştirme sürecinize devam
etmeniz gerektiği anlamına gelir. Her bir başarı, bize sadece neyin iyi
gittiğini göstermeye yeter yani hala nelerin geliştirilmeye ihtiyaç
duyduğunu...
Neler Yapabiliriz?
- Her başarıdan ya da kazanımdan sonra, nelerin iyi gittiğini ve nelerin geliştirilmeye ihtiyaç duyduğunun analiz edilmesi.
- Elde ettiğimiz başarı ivmesi üzerinde inşasına devam etmek zorunda olduğumuz amaçları belirleme.
- Sürekli iyileştirme fikrini edinin.
- Oluşturduğunuz değişim koalisyonu için yeni liderler bu sayede yeni fikirler edinin.
Institutionalise New Approaches (Yeni Yaklaşımları Kurumsallaştırmak)
Son olarak yapılmış olan
herhangi bir değişikliğin artık organizasyonun çekirdeklerinden biri halini
alması aşamasıdır. Değişikliğin organizasyonun her alanında görüldüğüne emin
olmak için sürekli çaba sarf etmemiz gerekmektedir. Bunu çaba, değişimin örgüt
kültürü içerisinde önemli bir yeri olmasını sağlayacaktır.
Ayrıca şirketin liderlerinin
de değişime desteklerinin devam ediyor olması da önemlidir. Buna yeni alınmış
çalışanlar ve mevcut çalışanlar dâhil. Eğer bu destek kaybedilirse, başladığımız
yere geri dönmemiz an meselesidir.
Neler Yapabiliriz?
- İlerleme hakkında devamlı konuşun, değişim sürecinde edindiğiniz ya da duyduğunuz hikâyeleri anlatmaya devam edin.
- Yeni işe alımlarda alınan elemanlara, değişim ideallerini ve değerlerini belirtin.
- Değişimin anahtar elemanlarını şirket genelinde tanımlayın ve kabul edin.
- Değişimin anahtar elemanlarının şirketten ayrılma ihtimallerine karşı elinizde planınız olsun. Bu sayede bu anahtar elemanların olası işten ayrılma durumlarında, elinizde onlardan geriye kalan mirası devam ettirecek kalifiye personel bulundurma hazırlığınız olacaktır. Ve bu gibi bir durumda hazırlıksız kalmayacaksınız.
Kaynakça
Business Analysis (2nd Edition)
Debra Paul, Donald Yeates and James Cadle
Ozan TÜRK
İş Analisti
0 yorum:
Yorum Gönder