Bu yazı
dizisinde, olası bir iş değişikliği yapılırken dikkat edilmesi gerekilen
faktörleri inceleyeceğiz.
Değişikliklerin
genel karakteristik özelliklerini ve bu değişikliklerden etkilenecek olan her
bir bölümü şu sıralamaya göre açıklayacağız;
1. Yeni
sistemin tanıtımı
2. Değişimin
doğası
3. Değişim
ortamı
4. Dış
çevre faktörü
5. Organizasyon
içerisinde değişim
a. Strateji
b. Organizasyon
yapısı
c. Kaynakları
d. Organizasyonun
değişim deneyimi
e. Bireysel
etki
6. İş
değişimi yaşam döngüsü
7. Uyumlu
hale getirme
a. BBS
(Balanced Business Scorecard)
8. Değişimi
organizasyon kültürü ile aynı hizaya getirme
9. Tanımlama
a. John
Kotter’ın sekiz adımı
10. Dizayn
11. Uygulama
a. Öğrenim
biçimlerinde dört yön
b. “Action
Learning” yaklaşımı
c. The
Concerns-Based Adoption Model (CBAM)
d. Ödüllendirme
sistemi ve beraberinde getirdiği sorunlar
12. Gerçekleşme
evresi
a. Avantajları
b. Değişimin
yayılma faktörleri
c. Sorumluluklar
Yazı dizimizin bu bölümünde ise; Yeni Sistemin Tanıtımı
ve Değişimin Doğası başlıklarını ele alacağız.
Yeni Sistemin Tanıtımı
İş
süreçleri ve IT sistemlerindeki yenilik sonucunda, birçok belirgin ve kolay ele
alınabilir etki ortaya çıkabilir.
Son kullanıcılar
ve yeni yeteneklere ihtiyaç duyulabilir. Mevcut çalışanlar ellerinde bulunan
eski işlerinin birden bire yok olduğunu görebilirler ve bu yüzden muhtemelen
farklı bir lokasyonda yeni roller üstlenmek zorunda kalabilirler. Sadece
rollerinin değişimi bile ait oldukları sosyal grup ya da departmanlarda
değişikliklere neden olabilir. Artık ihtiyaç duyulmayan bazı elemanlar kızağa
çekilirken, yeni yetenekli elemanlar işe alınabilir.
Eski
rollerin yerine gelecek ve yeni sorumluluklar alacak olan yeni çalışanları,
eskileriyle karşılaştırmada farklı yollara başvurulabilir. Yeni roller üstlenen
elemanlar, birden fazla sorumluluk almak zorunda kalabilirler çünkü burada
kendileri için tanımlanmış görevler daha geniş bir yelpazeye sahip olabilir. Hatta
önceki çalışanlara bırakılmış kararlar için, kendilerinden bir karar vermeleri
istenilebilir.
Tüm bunları
düşündüğümüzde, eğer iyi bir yönetim biçimi mevcut değilse herhangi bir
değişiklik esnasında rahatsız edici unsurlar belirebilir. Bu değişiklikler
esansında yeni personelin endişe duyması olağan bir dönemdir ve bu süreç yeni
personelin uyum kabiliyetini anlayabilmek açısından önem taşımaktadır. Daha
aşırı, yüklü olan süreçlerde değişim direncini sağlayabilmek önemlidir. Böylesi
durumlarda, fırsatı olan elemanlar, daha güvenilir gördükleri ya da böyle bir
öngörüde bulundukları başka iş yerlerine kayabilir, mevcut işlerini
bırakabilirler.
Değişim
girişimlerinin kapsamı ve bileşenleri farklı olabilir. Bu girişimlerinin
birçoğu yeni işlemleri ve prosedürleri yürürlüğe koyma ve iş destekli IT
sistemlerini içerir. Bu bahsettiğimiz unsurların düzgün ve doğru tanıtımı
değişim sürecine bize büyük destek sağlayacaktır. Fakat unutmamalıyız ki tek
başına tamamıyla bir başarıyı garanti etmez.
Doğru
tanıtım aşamasında en başta insanların değişime nasıl tepki vereceklerini anlamayı
başarabilmeliyiz ki burada şu iki sorunun cevabını aramalıyız:
- İlk olarak insanların verdikleri hangi negatif tepkiyi en aza indirebiliriz?
- Yeni işlemleri, prosedürleri ve IT sistemlerini hızlıca ve sorunsuz olarak kendilerine nasıl kabul ettirebiliriz?
Bu soruların cevaplarını
bulmayı başardığımızda, değişimi doğru tanıtma ve çalışanların değişimi özümseme
aşaması çok daha hızlı biçimlenecektir. Şimdi birazda bahsettiğimiz değişimin
doğasına değinelim.
Değişimin Doğası
Değişim,
günümüzde daha yaygın ve kolay uygulanabilir bir hal alıyor. Organizasyonların
yapıları ve ürün setleri çok daha sık değişiyor
Bu iç değişiklikler,
doğal olarak dış dünyadaki değişimler sonucu oluşur. Organizasyonlar, eğer
değişim yapmazlarsa ya da devamlı sabit bir durumda dünyadaki değişimleri yok
sayarlarsa, kendi piyasalarındaki ya da bulundukları pazardaki rekabet
avantajlarının yok olacağını bilirler ya da bilmelidirler. Geçmişte, işletmeler kayda değer önemli
süreçlerde sabit kalabiliyor ve durumların koruyabiliyorlardı. Şimdi ise
müşteriler, bireyselleştirilmiş müşteri servisleri tarafından yedeklenen,
fonksiyonları devamlı artan, daha kaliteli ürünlere odaklanıyor ve onları
arıyorlar.
Yani değişim, müşteri
ihtiyaçları ile müşteri ihtiyaçları ise değişimlerle tetikleniyor diyebiliriz.
Sonuç olarak, eğer yeniden
yapılandırılmış veya düzenlenmiş değilse, organizasyondaki işlemler yalın ve
anlaşılır olmalıdır.
Peki neden?
Bu durum çalışanların, sadece
davranışsal ihtiyaçlarını değil, en önemlisi nasıl düşünmeye ihtiyaç duydukları
üzerinde etki oluşturur (işte bizim işimiz tam da burada ortaya çıkıyor) ki bu
da çalışanların müşteri ye karşı olan tutum ve davranışlarında önemli bir
başarı ölçütü olacaktır.
- Ø Değişim, uygulaması çok zor bir iştir. Değişim ihtiyacı artmışsa iyi bir yönetime ihtiyaç duyar ki işin yönetim aşaması hayli zordur ve başarı oranı azdır.
- Ø İhtiyacı tanımlamak, bilgisayar programlamak gibi mekanik bir süreç değildir.
- Ø Kıdemli yönetim, değişimin nelere ihtiyaç duyduğuna basitçe karar veremez.
- Ø Başlangıçta, kıdemli yönetim ihtiyaç duyulan değişikliklerin ayrıntılarını bilemez.
- Ø Değişim, alınan geri bildirimler ışığında daha çok izleme ve adaptasyon gerektirir.
Kaynakça
Business Analysis (2nd Edition)
Debra Paul, Donald Yeates and James Cadle
Ozan TÜRK
İş Analisti
0 yorum:
Yorum Gönder