JAD (Joint Application Design) 2.BÖLÜM

Workshop Süreci (JAD Yaşam Döngüsü)

Workshop Öncesi

JAD sürecinde başarının anahtarı iyi bir hazırlık yapmış olmaktır. Bu hazırlık süreci 1 hafta ila 3 hafta arasında değişir. Hazırlık süreci; proje hedeflerini ve kısıtlarını belirleme, kritik başarı faktörlerini belirleme, proje çıktılarını belirleme, Workshop aktivitelerinin gerçekleşme planını yapılandırma, katılımcıları belirleme, Workshop materyallerini hazırlama, Workshop aktivitelerini ve egzersizlerini hazırlama, Workshop katılımcılarını eğitme, bilgilendirme ve hazırlama, Workshop donanımlarını hazırlama ve koordine etme aşamalarından oluşur.

Şimdi bu hazırlık aşamalarına teker teker değinelim.

Proje Hedeflerini ve Kısıtlarını Belirleme Aşaması

         Tüm proje ve projenin gerçekleştirileceği Workshopların amacının en baştan net olarak ortaya konması hayati önem taşır. Bu aşamada; planlama ve kapsam belirleme, Workshop sponsorunun ve diğer katılımcıların beklentilerinin belirlenmesi ve ortaya konması işlemleri gerçekleştirilir. Ayrıca proje tasarımının ve gerçekleştirilmesinin karmaşıklık oranı da yine bu bölümde ele alınan işlemler arasındadır.

Proje daha önceden geliştirilmek istendi mi? İstendiyse kaç kez başarısız bir başlangıç süreci yaşandı? Implementasyon aşamasında kaç kez başarısız olundu? Gibi soruların cevapları ile Projenin politik hassasiyetinin de belirlenmesi gerekmektedir.

Kritik Başarı Faktörlerini Belirleme Aşaması

Çalışılmış iş fonksiyonları ve projenin geliştirilmesi için kritik başarı faktörlerinin baştan belirlenmesi çok büyük önem arz eder ve bize şu soruların cevabını verir.

Planlanan değişikliklerin ne kadar efektif olduğunu nasıl bilebiliriz?

Başarı ölçütleri nelerdir?

Proje Çıktılarını Belirleme Aşaması

Genellikle sürecin doğuracağı çıktılar dokümantasyon ve tasarımdır. JAD süreci çalışmalarının dokümantasyon detaylarının derecesini ve formunu belirlemede çok büyük önem taşır. Süreç içerisinde hangi tip diyagram çıktıları elde edilecektir? Hangi tip ya da formda anlatılar elde edilecektir? Sorularının cevaplarının alınacağı aşamadır. Başlarda diyagram çizmeye destek olarak Case araçlarının kullanılması iyi bir yaklaşım olabilir. Çoğu Case aracının diyagram desteği çok iyi olmasına rağmen anlatı kısmı bir o kadar zayıftır. Bu sebeple bu araçlar anlatı kısmı için yeterli olmayacaktır. Dolayısıyla anlatı bölümünü yine kendinizin oluşturması en güvenilir olan yol olacaktır.

Workshop Aktivitelerinin Gerçekleşme Planını Yapılandırma Aşaması

            Workshoplar 1 ila 5 gün arasında değişiklik gösterirler. Gerçekleşecek olan ilk Sprint 3 günden az olmamalıdır.

İlk gün genellikle katılımcıların kendi rollerini benimseme ve rollerine alışma, birbirlerini tanıma ve ortamı tanıma ya da ortama alışma süreci ile geçer. İkinci gün; birbirlerini anlama ve proje ile ilgili endişe ya da sorunları ortak dilde belirleme çabası ile geçecektir. Üçüncü gün ise; artık katılımcılar birlikte aynı problem üzerinde çalışmaya başlayacakları ve üretkenliğin/verimliliğin ortaya çıkacağı gündür.                          

                İlk Sprint’in sonunda takım yapısı oluşturulmuş olacaktır. Kısa Workshoplar projenin alt fazları için örneğin Prototip doğrulaması için planlanabilirler. Bununla birlikte bu kısa Workshop planlamaları katılımcıların en az 1 ila 3 saatini ilk Workshop’taki takım psikolojisini yeniden kurmak için harcamaları anlamına gelmektedir. 

Katılımcıları Belirleme Aşaması

Katılımcılar başlığı altında ele almış olduğumuz katılımcıların en iyi JAD sürecine ulaşmak amacıyla özenle belirlenmesi aşamasıdır.

Workshop Materyallerini Hazırlama Aşaması

Workshop’a başlamadan önce Proje Yöneticisi (eğer projeye atanmış bir PM varsa) ve Facilitator rolündeki kişiler, diğer katılımcıların yapılacak olan çalışmaya odaklanmaları için ön analiz yapmalı ve ilk tasarımın temellerini atmalıdırlar.

Workshop materyalleri; dokümantasyon, diyagramlar, çalışma sayfaları ve hatta katılımcıların incelemekte olacakları iş fonksiyonlarını daha iyi anlamalarını sağlayacak her şeyi kapsar.

Workshop Aktivitelerini Ve Egzersizlerini Hazırlama Aşaması

Facilitator (workshop yöneticisi), workshop sonucunda ortaya çıkarılacak olan teslim edilebilir geçici çıktıları elde edebilmek için belli aktiviteler ve Workshop egzersizleri organize etmelidir.

Workshop öncesi aktiviteleri bu egzersizleri organize etmeye yardımcı olacaktır.

Örneğin İş alanı analizini ele alalım. Neleri kapsamaktadır? Ayrıştırıcı bir diyagram mıdır? Yüksek dereceli ER (Entitiy Relationship)diyagramı mıdır? Standartlaştırılmış bir veri modeli midir? Bir State Transition Diyagamı mıdır? Bir bağımlılık diyagramı mıdır? Yoksa bunların hepsini içerisinde barındırır mı? Belki de hiç birini?

Ortama en uygun teknik diyagram seviyesinin ne olacağını belirlemek büyük önem taşır. Diyagramlarla ilgili en önemli durum, kullanıcılar tarafından anlaşılır olmak zorunda olmasıdır. Bir diyagram belirlenmiş ve ortam için en uygunu budur denmişse, Facilitator statüsündeki kişinin Workshop katılımcılarının bu diyagramlar üzerinde geliştirme yapabilmeleri için çeşitli egzersizler hazırlaması gerekmektedir. Hazırlanacak olan bu egzersizlerin farklı alanlarda aynı projenin belli parçaları üzerinde çalışan her bir takım üyeleri düşünülerek, birbiri ardına seri egzersizler olacak şekilde ve paralel olarak ayarlanması gerekmektedir.

                Yüksek yoğunluktaki egzersiz süreçleri Facilitator öncülüğünde gerçekleştirilir. Facilitator grup üyelerine vereceği yüksek motivasyonla grubu spesifik amaca doğru yönlendirecektir.

                Düşük yoğunluktaki egzersiz süreçleri ise alınacak kararlardan önce detaylı tartışmaya önem verir burada amaçlanan budur. Bu tartışmalar, tüm grup ya da takım üyelerinin mevcut sorunlarla ilgili önerilerini almayı da kapsayarak herkesin birlikte bir karar almasını hedefler.

                Bu egzersizlerde Facilitator, farklı departmanlardaki insanları aynı uzmanlık alanında bir araya getirebilir. Bu sayede farklı departmanlardan gelmiş olan kişiler, birbirlerinin farklı uzmanlıklarından yararlanıp hem birbirlerinden farklı şeyler öğrenecekler hem de bağlı oldukları organizasyonun gerek kültürel gerekse politik amaçlarını daha iyi anlayacaklardır.

                Facilitator’ün yani Workshop yöneticisinin işi, JAD sürecinde rastlanabilecek sorunları, ortak fikir ve iletişim ile önceden çözmektir.

Workshop Katılımcılarını Eğitme, Bilgilendirme Ve Hazırlama Aşaması

Tüm katılımcıların Workshop’lardan önce proje amaçlarından, kısıtlarından ve Workshop sonucu beklenen çıktılardan haberdar olması gerekmektedir. Katılımcıları ön bilgilendirme süreci 1 ile 5 günlük bilgilendirme toplantılarıyla sağlanır. Eğer katılımcılar farklı lokasyonlara dağılmışlar ise bu bilgilendirme toplantıları telekonferans yoluyla da gerçekleştirilebilir.

                Bilgilendirme toplantıları dokümanı genellikle “Tanıtım Rehberi” olarak adlandırılır ama “Proje Kapsam Tanımlaması” ya da “Yönetim Tanım Rehberi” olarak da çağrılabilir.

Workshop Donanımlarını Hazırlama Ve Koordine Etme Aşaması

Workshop öncesinde mutlaka toplantıda kullanılacak olan; projektörler, ekranlar, bilgisayarlar, tabletler, işaretleyiciler, kayıt cihazları gibi parçaların kullanıma hazır halde Workshop yapılacak olan yere yerleştirilmiş olması gerekmektedir.

Workshop Sonrası

Bu bölümde tabi ki en büyük amaç Workshop’lar süresince takım tarafından ortaya çıkarılmış açık sorunların çözülmüş olmasıdır.

                Tipik 3 günlük bir Workshop’da ortalama 20’ye yakın Business sorunu açığa çıkarılır. Takım için en önemli unsur; ortaya çıkarılmış olan bu hataların, geliştirme (kodlama) aşamasına geçilmeden önce çözülmüş olmasıdır.

                Workshop’lar sonrasında Facilitator ve yazıcı, birlikte çalışarak Workshop dokümanını oluştururlar. Bu ve bunun gibi çıktılar proje yöneticisine ulaştırılacak olan dokümanlardır. Hazırlanacak olan bu doküman, daha sonraki geliştirme süreçlerinde destek ya da onay ihtiyacı duyulduğunda bakılacak olan doküman özelliğini taşımalıdır.

                Tasarım aşaması, yazılım uygulaması edinimleri sonucunda çıkan önerileri, ortaya çıkan ekran yerleşimi ve menüleri de içinde barındıran prototipleri ya da kod geliştirme sürecini kapsar. Eğer tasarım prototipleme yoluyla yapılacaksa, yarım günlük ya da bir günlük Workshop içerisinde değerlendirilir ve geçerli hale getirilir.

 JAD Süreci Yararları

·         Tasarım sürecini hızlandırır.

·         Tasarım kalitesini yükseltir.

·         Proje takımı yapılan işe odaklanır ve odaklanmış olarak devam eder.

·         Müşteri tarafı ile birlikte yapılacak olan takım çalışmasını destekler.

·         Müşterinin perspektifinden bakılarak tasarım yapılmasına olanak sağlar.

·         Geliştirme ve bakım maliyetlerini düşürür.

o   1989 yılında Bilgisayar Endüstrisi Üretkenlik Eksperi Capers Jones 60 ayrı projeyi baz alarak bir araştırma yaptı ve şu sonuca ulaştı

JAD olmadan geliştirilen bir projede %35 fonksiyonel eksiklik görüldü ve bu %35’ilik eksikliğin kod tarafına en az %50 etkisi olduğu görüldü.

JAD ile geliştirilen bir projede ise fonksiyonel eksiklik toplamda %10 civarlarında olarak görüldü ve bunların kod tarafına etkilerinin minimum ölçülerde olduğu görüldü.

·         Modern geliştirme araçları ile çalışılır böylece gereksinimlerin yüksek kalitede ve hızda girilmesini sağlar.

Sonuç

Bana birçok yönü ile 1990’ların başında geliştirilen Scrum metodolojisini hatırlatan proje geliştirme süreci olan JAD, proje geliştirme aşamasından çok daha önce başlayan, iş/sistem gereksinimlerini alma ve geliştirme aşamalarını müşteri ile birlikte yürüterek işe müşterinin perspektifinden bakabilen, takım çalışması temelinde ilerleyen ve farklı bakış açılarıyla iş körlüğünü ortadan kaldırıp daha kaliteli ve sorgulayıcı bir çalışma anlayışını benimsemiş, modern geliştirime araçlarını aktif olarak kullanan ve tüm bu süreçler sonucunda ortaya net bir kâr koyan proje tasarım ve geliştirme sürecidir.

Teşekkürler.

JAD (Joint Application Design) 1.BÖLÜM için tıklayınız.

Kaynakça

        Joint Application Design 

        Business Requirements Analysis for Successful Re-engineering 

        Written by  Bill Jennerich

http://www.bee.net/bluebird/jaddoc.htm

Joint Application Development (JAD)

        Dave Rottmann

http://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/rottman.htm#Generic JAD Life

Using JAD for an Iterative Approach to Requirements Management

        Written by  Joy Matthews

http://www.batimes.com/articles/using-jad-for-an-iterative-approach-to-requirements-management.html

Ozan TÜRK

İş Analisti